Dinamarca abandona o Microsoft Office em busca de alternativa open source

A Dinamarca, reconhecida por suas políticas progressistas e por investir fortemente em inovação digital, lançou em 2023 um ambicioso experimento para substituir o Microsoft Office pela suíte open source Collabora Online no Ministério da Digitalização.

Para compreender a relevância dessa decisão, vale lembrar que o setor público europeu tem enfrentado crescente pressão para reduzir a dependência de fornecedores de tecnologia estrangeiros, sobretudo aqueles vinculados à estrutura de licenciamento de software proprietária. A digitalização governamental, em termos de eficiência e transparência, demanda soluções que garantam não apenas redução de custos, mas também soberania sobre dados e processos.

Collabora é uma das principais derivadas do LibreOffice, mantida por empresas como a Collabora Ltd., que oferece suporte corporativo, atualizações seguras e integração com serviços em nuvem. A promessa de uma alternativa totalmente livre, compatível com o padrão OpenDocument e que pudesse se integrar ao ecossistema de cloud do governo, foi um forte atrativo para a equipe de TI.

O experimento começou em março de 2023, quando cerca de 250 funcionários do ministério foram treinados em sessões presenciais e online. Os usuários receberam licenças gratuitas de Collabora e tiveram acesso a recursos de treinamento personalizados. A expectativa era que, em apenas alguns meses, os documentos de planejamento estratégico, relatórios de auditoria e contratos poderiam ser criados e editados sem a necessidade do Windows e do Office.

Entretanto, em maio, as primeiras queixas começaram a surgir. A principal reclamação referia-se à incompatibilidade de estilo entre documentos criados no Office e aqueles editados na Collabora. Parágrafos que, no Microsoft Word, mantinham espaçamento exato e alinhamento, eram renderizados de forma desigual, resultando em perda de formatação em relatórios oficiais. Usuários também relataram dificuldade em reproduzir tabelas complexas, o que comprometia a legibilidade de contratos e dados financeiros.

Outro ponto crítico foi a falta de suporte técnico dedicado. Enquanto a Microsoft oferece um serviço de suporte 24/7, a Collabora, embora ofereça planos pagos, não tinha cobertura local na Dinamarca na época. Isso significava que, quando surgiam bugs ou problemas de compatibilidade com arquivos .docx, o tempo de resolução era maior, gerando atrasos em processos regulatórios.

Além das falhas técnicas, a transição exigiu um esforço de mudança de cultura que não foi previsto. A maioria dos funcionários estava habituada ao fluxo de trabalho do Office, incluindo macros, plugins e integração com Outlook. A Collabora não oferecia suporte a macros VBA, e a migração de fluxos de trabalho automatizados demandou reescrita de scripts, um esforço que aumentou a carga de trabalho da equipe de TI.

Do ponto de vista financeiro, a proposta de economizar com licenças foi atrativa. O custo anual por usuário do Microsoft Office 365, para o ministério, estimava-se em R$ 600 (US$ 70). A Collabora, por outro lado, era gratuita, mas a equipe havia de arcar com custos de suporte, treinamento adicional e hardware para hospedar servidores locais, estimados em R$ 200.000 (US$ 23.000) no primeiro ano. A economia líquida, portanto, não era tão significativa quanto esperado.

O experimento também levantou questões de soberania digital. A dependência do Microsoft Office implicava que dados sensíveis eram processados em servidores dos EUA, criando potenciais vulnerabilidades em termos de privacidade. Por outro lado, a adoção de uma solução open source local poderia, teoricamente, reduzir esse risco, mas exigiria investimento em segurança e infraestrutura.

Comparando com outros países, a Estônia, por exemplo, adotou o LibreOffice em 2011, mas apenas após uma fase piloto extensa e robusta de treinamento. A União Europeia, por sua vez, tem um programa de incentivo ao uso de software livre, mas ainda enfrenta desafios de compatibilidade com formatos proprietários.

No cenário brasileiro, o governo federal tem se aproximado do conceito de “software livre” em projetos de e‑governo, mas a adoção de suítes office ainda depende principalmente do Microsoft Office. Em 2022, a Receita Federal anunciou a migração de parte de suas plataformas para o LibreOffice, mas relatou dificuldades semelhantes de formatação e integração.

Para especialistas, o caso dinamarquês destaca a importância de planejamento detalhado antes de migrar para open source. “É fundamental que a equipe de TI realize uma análise de compatibilidade completa, identifique dependências de macro e teste a migração de documentos históricos,” diz Ana Paula Silva, consultora de TI da OpenGov. Silva ressalta que os custos de mudança de paradigma frequentemente superam as economias de licenciamento.

Além disso, o experimento evidencia a necessidade de estabelecer parcerias sólidas com fornecedores de software livre. A ausência de um canal de suporte local contribuiu para a falha, pois problemas críticos não eram resolvidos rapidamente. Investir em suporte terceirizado ou contratar equipes internas especializadas pode ser mais caro, mas evita interrupções.

Para o futuro, o ministério de digitalização está revisitando sua estratégia. Em entrevista recente, o diretor de TI, Lars Nørgaard, afirmou que a solução “não é totalmente descartada, mas será reavaliada com foco em módulos específicos, como a criação de relatórios simples, onde a Collabora pode ser eficaz.” Ele também destacou a intenção de criar uma camada de compatibilidade que converta documentos .docx em formatos compatíveis sem perda de formatação.

Em síntese, o caso da Dinamarca serve como um estudo de caso sobre os desafios de migrar para software livre no setor público. Apesar das vantagens de custo, segurança e soberania, a falta de preparação técnica, de treinamento adequado e de suporte local pode inviabilizar a transição. Governos e empresas que desejam seguir o mesmo caminho precisam planejar uma implementação gradual, investir em capacitação e garantir canais de suporte confiáveis antes de abandonar soluções consolidadas como o Microsoft Office.